新しいドキュメントボックスアプリ（文書の管理）
文書をフォルダーで整理したり、文書にアクセス権を設定したりできます。
使用している機種によって画面の表示は異なることがあります。
ドキュメントボックスをフォルダーで整理する
ドキュメントボックスのフォルダーには、共有フォルダーとユーザーフォルダーの2種類があります。以下の特徴に合わせて、保存する文書をフォルダーに分類します。
共有フォルダー
工場出荷時に設定されているフォルダーで、すべてのユーザーが共有して使用できます。文書を保存するフォルダーを指定しないときは、このフォルダーに保存されます。フォルダーの名称変更や削除はできません。
ユーザーフォルダー
200件まで新規作成できます。フォルダーの名称変更やアクセスを制限するパスワードの設定ができるので、ユーザーごとにフォルダーを使い分けるときに便利です。
フォルダーを作成する
ホーム画面で［ドキュメントボックス］を押す。
ドキュメントボックス画面で［フォルダー／文書編集］を押す。
［フォルダー新規作成］を押す。
フォルダー情報を設定し、［OK］を押す。
フォルダー名称：任意の名称を入力します。
フォルダー番号：空き番号が自動的に割り振られます。フォルダー一覧で昇順／降順にソートできます。
パスワード：パスワードを入力しないとフォルダーを操作できないようにします。パスワードは、4～8桁の数字を入力します。パスワードを設定したフォルダーには、
が表示されます。
［確認］を押す。
フォルダーを設定変更／削除する
ホーム画面で［ドキュメントボックス］を押す。
ドキュメントボックス画面で［フォルダー／文書編集］を押す。
変更／削除するフォルダーを選択し、変更／削除の操作をする。
［フォルダーを検索］を押すと、フォルダー名または番号で検索できます。
パスワードが設定されたフォルダーを選択したときは、パスワードを入力し、［実行］を押します。
パスワードが設定されている文書が保存されているフォルダーは、削除できません。
フォルダーを削除すると、フォルダー内の文書はすべて削除されます。
変更／削除が終わったら、［閉じる］を押す。
ドキュメントボックスの文書情報を変更する
ドキュメントボックスに保存した文書は、ユーザー名や文書名などの情報を変更できます。
ホーム画面で［ドキュメントボックス］を押す。
ドキュメントボックス画面で［フォルダー／文書編集］を押す。
文書が保存されているフォルダーの［開く］を押す。
［フォルダーを検索］を押すと、フォルダー名または番号で検索できます。
パスワードが設定されたフォルダーを選択したときは、パスワードを入力し、［実行］を押します。
文書を選択し、文書情報を変更する。
［文書を検索］を押すと、文書名またはユーザー名で検索できます。
文書にパスワードが設定されているときは、パスワードを入力し、［実行］を押します。
文書のプレビューを表示したりページ数などの詳細を確認したりする
詳細を表示する文書を選択し、［プレビュー／詳細］を押す。
プレビュー画面については、以下を参照してください。
確認が終わったら、［閉じる］を押す。
文書名を変更する
［文書名変更］を押す。
文書名を入力する。
パスワードを変更する
［パスワード変更］を押す。
新しいパスワードを入力する。
ユーザー名を変更する
［ユーザー名変更］を押す。
ユーザー名をアドレス帳から選択するか、直接入力する。
変更が終わったら、［OK］を押す。
文書選択の画面に戻ります。
以下のときは［ユーザー名変更］ではなく［アクセス権］が表示されます。
ベーシック認証、Windows認証、またはLDAP認証が有効になっている
［アプリケーション別認証管理］でドキュメントボックスの認証管理が有効になっている
ユーザーまたは文書管理者としてログインしている
ドキュメントボックスの文書を消去する
不要になった文書をドキュメントボックスから消去します。
ホーム画面で［ドキュメントボックス］を押す。
ドキュメントボックス画面で［フォルダー／文書編集］を押す。
文書が保存されているフォルダーの［開く］を押す。
［フォルダーを検索］を押すと、フォルダー名または番号で検索できます。
パスワードが設定されたフォルダーを選択したときは、パスワードを入力し、［実行］を押します。
文書をフォルダーごと削除することもできます。フォルダーを削除すると、フォルダー内の文書はすべて削除されます。
削除する文書を選択し、［消去］を押す。
［文書を検索］を押すと、文書名またはユーザー名で検索できます。
文書にパスワードが設定されているときは、パスワードを入力し、［実行］を押します。
削除する文書は同時に30ファイルまで選択できます。
［消去する］を押す。
ドキュメントボックスの保存期間を変更／無期限に設定する
ドキュメントボックスに保存された文書は、工場出荷時の設定では3日（72時間）後に自動的に消去されます。文書が消去されるまでの時間を変更したり、自動的に消去されないように設定したりできます。
文書管理者としてログインする。
ホーム画面で［設定］を押す。
設定画面で［システム設定］を押す。
［管理者向け設定］
［文書管理］［ドキュメントボックス蓄積文書自動消去設定］と押す。
保存期間を変更し、［OK］を押す。
［日数指定］または［時間指定］を選択して、保存日数または時間を設定します。
自動消去しないときは、［しない］を選択します。
設定が終わったら、［ホーム］（
）を押す。
保存した文書の消去予定日は文書一覧の画面で確認できます。
ドキュメントボックスの文書にアクセス権を設定する
ドキュメントボックスに保存した文書の不正使用を防ぐために、閲覧や編集の権限（アクセス権）を設定できます。アクセス権を付与されたユーザーだけが、権限の内容に応じて文書を操作できるようになります。
アクセス権を設定できるのは、文書を保存したユーザーと文書管理者です。アドレス帳に登録されているユーザーに権限を付与できます。
［アクセス権］は以下のときに表示されます。
ベーシック認証、Windows認証、またはLDAP認証が有効になっている
［アプリケーション別認証管理］でドキュメントボックスの認証管理が有効になっている
ユーザーまたは文書管理者としてログインしている
ユーザー認証が設定されていないときに文書を保護するには、保存するときに文書パスワードを設定してください。
文書管理者または文書を保存したユーザーとしてログインする。
ホーム画面で［ドキュメントボックス］を押す。
ドキュメントボックス画面で［フォルダー／文書編集］を押す。
文書が保存されているフォルダーの［開く］を押す。
［フォルダーを検索］を押すと、フォルダー名または番号で検索できます。
パスワードの入力画面が表示されたときは、パスワードを入力し、［実行］を押します。
アクセス権を設定する文書を選択し、［アクセス権］を押す。
［追加］を押す。
アクセス権を付与するユーザーを選択し、［OK］を押す。
アクセス権を付与するユーザーを選択し、［アクセス権変更］を押す。
すべてのユーザーに一括でアクセス権を付与するときは、［すべてのユーザー］を選択します。
ユーザーごとに個別にアクセス権を付与するときは、［すべてのユーザー］のチェックが外れていることを確認し、ユーザーを選択します。同時に複数のユーザーを選択することもできます。
ユーザーに付与するアクセス権を選択する。
アクセス権の内容は以下のとおりです。
権限なし：文書の閲覧も編集もできません。［すべてのユーザー］を選択したときに設定できます。
閲覧：保存文書の閲覧／印刷ができます。
編集：「閲覧」の権限に加え、印刷設定を変更できます。
編集／消去：「編集」の権限に加え、保存文書を消去できます。
フルコントロール：「編集／消去」の権限に加え、アクセス権を設定できます。
［OK］［閉じる］と押す。
アクセス権を解除するときは、手順5のあとユーザーを選択して［消去］を押し、［消去する］を押します。
文書管理者としてフォルダーを管理する
パスワードが設定されたユーザーフォルダーは、文書管理者の権限で管理します。
不要なフォルダーの削除や、ユーザーがパスワードを忘れたときのパスワード変更、誤操作によりフォルダーがロックされたときの解除ができます。
文書管理者としてログインする。
ホーム画面で［ドキュメントボックス］を押す。
ドキュメントボックス画面で［フォルダー／文書編集］を押す。
対象フォルダーを選択し、操作キーを押す。
［フォルダーを検索］を押すと、フォルダー名または番号で検索できます。
パスワードが設定されているフォルダーには、
が表示されています。
フォルダー名変更：フォルダー名を変更します。
パスワード変更：新しいパスワードを入力します。
ロック解除：ロックされたフォルダーのロックを解除します。ロックされたフォルダーには
が表示されています。ロックを解除するとがに変わります。消去：フォルダーを削除します。フォルダーを削除すると、フォルダー内の文書はすべて削除されます。
フォルダーの操作が終わったら、［閉じる］を押す。
［ホーム］（）を押す。
ログアウトする。
Web Image Monitorからもユーザーフォルダーを操作できます。文書管理者の権限でログインし、操作してください。