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蓄積文書を管理する

ドキュメントボックスに蓄積された文書やスキャナーで読みこんだ蓄積文書に、その文書を使用できるユーザーとアクセス権を設定できます。アクセス権のあるユーザー以外の第三者による蓄積文書の印刷や、送信などの不正使用を防止できます。また、アクセス権のあるユーザーの中で特定のユーザーに蓄積文書の変更や削除を許可できます。

アクセス権の種類

4種類のアクセス権を設定し、蓄積文書の使用方法を制限できます。

アクセス権

説明

閲覧

蓄積文書の内容や情報を確認でき、印刷や送信もできます。

編集

蓄積文書の印刷条件を変更できます。

閲覧のアクセス権を含みます。

編集/削除

蓄積文書を消去できます。

閲覧、編集のアクセス権を含みます。

フルコントロール

蓄積文書にユーザーとアクセス権を設定できます。

閲覧、編集、編集/削除のアクセス権を含みます。

文書パスワード

  • 文書管理者、またはオーナーは、蓄積文書にパスワードを設定できます。それにより、文書の不正使用に対する安全性をより強化できます。

    文書パスワードの設定方法は、蓄積文書にパスワードを設定するを参照してください。

  • ユーザー認証が設定されていなくても、蓄積文書にはパスワードを設定できます。詳しくは、各機能の使用説明書を参照してください。

補足

  • 文書の蓄積は、コピー機能、ドキュメントボックス、スキャナー機能、ファクス機能、プリンター機能を使用できるユーザーであれば、どのユーザーもできます。

  • 蓄積文書の内容は、Web Image Monitorでも確認できます。詳しくは、Web Image Monitorのヘルプを参照してください。

  • オーナーのアクセス権の初期値は、[閲覧]です。オーナーはアクセス権を設定できます。

  • 文書管理者はアクセス権の設定のほかに、蓄積文書を消去できます。消去方法は、『コピー/ドキュメントボックス』「蓄積した文書を消去する」を参照してください。