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マイナンバーに関する情報の保護については、国が定めた対応を多面的に準備する必要があります。マイナンバー取扱規程による担当者の決定、安全管理措置の教育を実施した上で運用してください。
お客様のセキュリティーポリシーに合わせて、セキュリティー対策を講じた上で運用してください。
マイナンバー制度の運用開始に伴い、各企業はマイナンバーの収集、保管、利用、破棄までのルールを作成しなければなりません。e-Sharing Boxと複合機のスキャナー機能を活用すれば、マイナンバーを安全に収集できます。
「RICOH e-Sharing Boxマイナンバーワークフロー設定」を登録すると、マイナンバー専用のフォルダーを自動的に作成し、スキャナーで読み込んだマイナンバー情報をPDFファイルに変換して保存します。登録が終わったマイナンバー情報のPDFファイルを「マイナンバー情報定期削除ワークフローフォルダー」に移動しておくと、一定期間経過後、自動的に削除されます。
マイナンバー専用フォルダーは、DocsConnectからは閲覧できないように設定できるので、ネットワークの外部からスマートデバイスやノートパソコンでアクセスされることはありません。
「RICOH e-Sharing Boxマイナンバーワークフロー設定」を有効にするには、アプリケーション登録が必要です。アプリケーション登録方法については、マイナンバーワークフローを自動的に設定するを参照してください。
