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「RICOH e-Sharing Boxマイナンバーワークフロー設定」を登録すると、マイナンバーの収集から削除までのワークフローを自動的に作成します。以下の手順で「RICOH e-Sharing Boxマイナンバーワークフロー設定」を登録してください。
マイナンバーワークフローの自動設定後、mynumberフォルダーのパスワードをお使いの環境のセキュリティーポリシーに応じて変更してください。パスワードは6桁から64桁の半角英数字で設定できます。セキュリティー上、アルファベットの大文字、小文字、数字、記号を組み合わせて作成することをお勧めします。文字数が多いほど第三者に推測されにくくなります。
マイナンバーワークフローの自動設定後、定期削除の日数をお使いの環境のセキュリティーポリシーに応じて変更してください。
Webブラウザーから管理者権限でe-Sharing Boxにログインします。
［設定画面表示］をクリックします。
「設定メニュー」の「システム設定」で、「アプリケーション管理」を選択します。
［新規アプリケーションを登録］をクリックします。
「RICOH e-Sharing Boxマイナンバーワークフロー設定」を選択します。
プロダクトキーを入力します。
プロダクトキー：LHXM5-YCEDG-LHLNF-BTFCT-MR65N
［アプリケーション登録］をクリックします。
アプリケーションの登録後、mynumberフォルダーが作成され、マイナンバー情報収集と情報削除のワークフローが個人ワークフローとして登録されます。
マイナンバー情報収集と情報削除のワークフロー設定は以下のとおりです。
mynumberフォルダーの作成
ユーザーID
mynumber
パスワード
LANポートのMACアドレス(「:」は除く)
メールアドレス
（空欄）
DocsConnectの個人フォルダー配下のアクセスを禁止する
禁止する
マイナンバー情報収集ワークフロー
ワークフロー名
マイナンバー収集
ワークフローで実行する処理
ファイルを変換せずに保存
変換後のファイル形式
PDF
ファイルの保存先
mynumber¥1.ファイル
完了メールの送信先
指定なし
マイナンバー情報定期削除ワークフロー
ワークフロー名
定期削除
ワークフローで実行する処理
一定期間経過後にファイルを削除する
この日数が経過したら削除する
450日
完了メールの送信先
指定なし
マイナンバー情報定期削除ワークフローフォルダーのショートカット作成
mynumber¥1.ファイルに、マイナンバー情報定期削除ワークフローフォルダーのショートカットを作成します。
mynumberフォルダーのパスワードを変更するときは、mynumberフォルダーのユーザーIDでログインしてください。パスワードの変更方法は、パスワードを変更するを参照してください。
マイナンバー情報定期削除の日数を変更するときは、mynumberフォルダーのユーザーIDでログインし、「個人ワークフロー」画面で［定期削除］を選択して［編集］ボタンを押します。「ワークフロー設定」画面で日数を変更します。
