1. はじめに

本マニュアルでは、kintone®連携機能の利用方法について説明します。

kintone連携機能は、選択したkintoneアプリから自動でPDFを生成し、
RICOH eWhiteboard 4200（以下eWhiteboard）に送信することで
生成されたPDFにeWhiteboardから書き込んだ内容をkintoneのレコードとして保存できる機能です。

2. 事前準備

本機能を利用するには以下が必要です。

3. 初期設定

初期設定ではeWhiteboardクラウドサービスサイト内の以下の画面で初期設定を行います。

menuDMS

各ボタンについて説明します。

  1. 設定ボタン
    設定画面を表示します。

  2. kintone管理者設定スイッチ

    1. (OFF→ON) 管理者設定の入力フォームを表示し、お客様のEDWテナント全体とkintone環境の設定を行います。

    2. (ON→OFF) 管理者設定を消去し、ユーザー全員がkintone連携機能を利用できなくなります。

  3. kintoneユーザー連携スイッチ

    1. (OFF→ON) kintoneのログイン画面に遷移し、個々のユーザーのkintone連携設定を行います。

    2. (ON→OFF) kintoneのユーザー連携設定を消去します。

[重要]
eWhiteboardとkintoneを連携させる場合は必ず必要な設定です。
お客様のEDWテナントの管理者権限が付与されたユーザーアカウントでのみ設定することができます。
管理者設定にはサイボウズの管理者権限が必要です。
管理者以外のユーザーは3.2 kintoneとのユーザー連携設定に進んでください。

  1. cybozu.com共通APIドキュメント <OAuthクライアントを追加する> に従って
    「STEP1：OAuthクライアントを追加する」「STEP2：利用者を設定する」を完了し、
    クライアントID、クライアントシークレット、トークンエンドポイントを控えてください。

  2. eWhiteboardクラウドサービスサイトの設定画面を開きます。

  3. kintone管理者設定スイッチをオンにします。

  4. 控えておいたクライアントID、クライアントシークレット、トークンエンドポイントを入力してください。

tenant settings

[重要]
kintone連携機能を利用したいユーザーごとに必要な設定です。
3.1 kintoneとの連携設定（管理者設定）が完了した後、
kintone連携機能を利用するすべてのユーザーは以下の設定を行ってください。

  1. eWhiteboardクラウドサービスサイトの設定画面を開きます。

  2. kintoneユーザー連携スイッチをオンにしてください。

    user

  3. kintone認可画面が表示されるので連携を許可してください（必要に応じてログインしてください）。

    kintone scope

  4. eWhiteboardクラウドサービスサイトに戻り、kintoneユーザー連携スイッチがオンであることを確認してください。

  • 30日間kintone連携機能を使用しない場合、ユーザー連携設定が自動解除されます。
    再び連携する場合も同じ手順で行います。

  • 管理者設定にはサイボウズの管理者権限が必要です。

  • kintone連携機能に新たな利用者を追加する場合、
    「STEP2:利用者を設定する」 でユーザーの追加とkintoneとのユーザー連携設定が必要です。

  • kintone管理者設定スイッチをオフにした場合、
    お客様のEDWテナント内の全てのユーザーがkintone連携機能を使用できなくなります。

  • 一つのお客様のEDWテナントに対して連携可能なkintone環境は一つのみです。

4. kintoneアプリをeWhiteboardに送信する

4.1. 機能概要

本機能は選択されたkintoneアプリから自動でPDFを生成し、eWhiteboardに送信する機能です。
本機能で生成したPDFに書き込んだデータのみ、kintoneアプリにデータ取り込みを行うことができます。

4.2. kintoneアプリ送信の手順

eWhiteboardクラウドサービスサイト内で以下の画面を操作します。

documentsend

各ボタンについて説明します。

  1. ドキュメント送信ボタン
    ユーザー端末からeWhiteboard にドキュメントを送信する画面を表示します。

  2. デバイス一覧プルダウン
    お客様の持っているeWhiteboardのデバイス名一覧を表示し、ドキュメントを送信したいデバイスを選択できます。

  3. kintoneアプリタブ
    eWhiteboardに送るファイルをkintoneアプリに切り替えます。

  4. kintoneアプリ選択ボタン
    eWhiteboardに送るkintoneアプリを選択する画面を表示します。
    表示されたアプリ一覧から送信するアプリを最大3つまで選択できます。

  5. 送信ボタン
    選択したeWhiteboardにファイルを送信します。

上記の順にボタン操作を行うことでkintoneで作成したアプリをPDFとしてeWhiteboardに送信できます。

apptoewb

  • デバイス名はデバイス裏面のラベル、又はデバイスの画面上からご確認ください。

  • 選択するkintoneアプリはアプリ名で検索することができます。

  • kintoneアプリの一覧はkintoneアプリの設定の更新日時順に表示されます。

    • 使用日時、レコード登録順ではありません。

  • kintoneアプリとPDFは同時に送信できません。

4.3. サポートするkintoneフィールド

本機能ではkintoneアプリに追加できるフィールドのうち、以下のフィールドをサポートしています。
フィールドの種類によりeWhiteboardでの表示が異なります。
以下の表にないkintoneフィールドはeWhiteboardに送信されるPDFには表示されません。
kintoneフィールドに関する詳しい解説はkintone公式ドキュメントをご覧ください。
フィールドが既定値として半角英数字以外を持つ場合は動作を保証しません。

サポートするkintoneフィールド PDF上での表示

ラベル

テキストをPDFに表示します。eWhiteboard上で消すことはできません。

文字列(1行)

フィールド名のテキストとその下部に1行の文字列のフォームを配置します。

文字列(複数行)

フィールド名の文字列と、その下部に一行の文字列のフォームを複数縦に配置します。
フォーム内のフォントサイズは自動で設定されます。
行数はkintoneアプリ上でのフィールドの大きさに応じて自動で設定されます。

数値

フィールド名の文字列と、その下部に一行のみの文字列のフォームを配置します。
フィールド名の文字列はeWhiteboard上で背景として表示されます
数字の強制変換が有効になり、書き込んだ文字が自動で数字に変換されます。

5. eWhiteboardの入力内容をkintoneに送信する

5.1. 機能概要

本機能はeWhiteboardで書き込んだ内容をkintoneアプリのレコードとして登録する機能です。
本機能で登録したレコードはkintoneアプリのレコード一覧に追加されます。

5.2. レコード登録の手順

  1. eWhiteboardクラウドサービスサイトのドキュメント一覧を開きます。

  2. kintoneアプリにレコードを登録したい、入力済みのPDFを選択し、
    その他ボタンから「レコード登録」を選択します。

    record select

  3. 表示されるkintoneアプリの一覧から送信先のkintoneアプリを選択します。

  4. 「登録」ボタンをクリックします。

  5. レコードが追加されていることを確認します。
    各項目に記載された内容がレコードの対応するフィールドに反映されます。

record draw
record add

  • ページコピーなどで一つの文書に同じフィールドが複数ある場合、一つのみ登録されます。

  • 以下の場合は動作を保証しません。PDFとkintoneアプリの設定を見直してください。

    • kintoneアプリをeWhiteboardに送信するで作成したPDFでページのコピーや削除を行った場合

    • kintoneアプリに必須項目の設定があり、かつそれが記入されておらず、デフォルト値の設定がない場合

    • kintone連携サービス以外で作成されたPDFを使用する場合

    • kintoneアプリのフィールド設定変更を行った場合

6. 商標

kintoneはサイボウズ株式会社の登録商標です。

その他の製品名、名称は各社の商標または登録商標です。

本書の説明および所有者の権利のために使用されます。

この使用によって所有者の権利を侵害するものではありません。