本機の状態をメールで通知する
本機に用紙切れや紙づまりなどのアラートが発生したときに、メール通知機能を使用して通知できます。
本機の状態を通知するメールは、あらかじめ設定した送信先メールアドレスに送信されます。アラートを通知するタイミングや状態なども設定できます。
メールソフトによっては、メールを受信したときにフィッシングの警告が出ることがあります。送信者を警告対象外に設定してください。設定方法は、メールソフトのヘルプを参照してください。
本機のメール通知機能は次の2種類です。
自動メール通知
あらかじめ設定したメールアドレスに、本機の状態などをメールで自動通知する機能です。
要求時メール通知
管理者からの要求に応じて、本機の状態などをメールで通知する機能です。
自動メール通知で設定できるものは、次のとおりです。
サービスコールが発生したとき
トナーがなくなったとき
トナーが残りわずかになったとき
用紙づまりが起きたとき
カバーオープンが検知されたとき
用紙がなくなったとき
給紙トレイでエラーが発生したとき
排紙トレイが満杯になったとき
ユニットの接続にエラーが発生したとき
廃トナーが満杯になったとき
廃トナーが満杯に近づいたとき
ファームウェアのアップデートを確認するとき*1
文書保存領域が満杯に近づいたとき
プロキシ認証エラーが起きたとき*1
アクセス攻撃を検知したとき
ユニットの交換時期が近づいたとき
ユニットの交換時期が間近となったとき
トナーが残りわずかになったとき（残量レベル選択）
*1 RICOH @Remoteを使用しているときに設定できます。
Web Image Monitorに管理者としてログインします。
ログイン方法は、Web Image Monitorで本機を管理するを参照してください。
メニューエリアの［機器の管理］から［設定］をクリックします。
「機器」の［メール］をクリックします。
次の項目のうち、必要なものを設定します。
管理者メールアドレス：本機に問題が発生したときや消耗品の交換が必要なときに、メール通知をする宛先の設定をします。
受信欄の各項目：メール受信のときに必要なプロトコルを設定します。
SMTP欄の各項目：SMTPサーバーに関する設定をします。使用するメール環境を確認して、必要な項目を設定してください。SMTPサーバーのメールの認証も設定できます。
POP before SMTP欄の各項目：POPサーバーに関する設定をします。使用するメール環境を確認して、必要な項目を設定してください。POPサーバーのメールの認証も設定できます。
POP3/IMAP4欄の各項目：POP3サーバーまたはIMAP4サーバーに関する設定をします。使用するメールの環境を確認して、必要な項目を設定してください。
メール通信ポート欄の各項目：メールサーバーにアクセスするときに使用するポートの設定をします。
メール通知アカウント欄の各項目：自動メール通知または要求時メール通知を使用するときに設定します。
［OK］をクリックします。
［ログアウト］をクリックします。
Web Image Monitorを終了します。
メール通知用アカウントを設定する
メール通知用アカウントの設定について説明します。「自動メール通知」と「要求時メール通知」を使用するためには、あらかじめメール通知用アカウントの設定が必要です。Web Image Monitorで以下の設定をしてください。
Web Image Monitorに管理者としてログインします。
ログイン方法は、Web Image Monitorで本機を管理するを参照してください。
メニューエリアの［機器の管理］から［設定］をクリックします。
「機器」の［メール］をクリックします。
以下の項目を設定します。
メール通知用メールアドレス：使用するメールアドレスを半角の英数字で入力します。通知メールの差出人（From:）になります。要求メールを送るときは、このアドレスを宛先（To:）にします。
メール通知の受信：要求時メール通知機能を使用するかどうかを選択します。
メール通知ユーザー名：「メール通知用メールアドレス」に設定したメールアカウントのユーザー名を入力します。
メール通知パスワード：「メール通知用メールアドレス」に設定したメールアカウントのパスワードを入力します。
［OK］をクリックします。
［ログアウト］をクリックします。
Web Image Monitorを終了します。
メールの認証を設定する
メールサーバーの不正利用を防止するために、メールの認証を設定できます。
SMTP認証を設定したとき
SMTPサーバーへのメール送信時に、SMTP AUTHプロトコルを使用してユーザー名とパスワードを入力し、認証を設定すると、SMTPサーバーの不正利用を防止できます。
Web Image Monitorに管理者としてログインします。
ログイン方法は、Web Image Monitorで本機を管理するを参照してください。
メニューエリアの［機器の管理］から［設定］をクリックします。
「機器」の［メール］をクリックします。
以下の項目を設定します。
SMTPサーバー名：SMTPサーバー名を半角の英数字で指定します。
SMTPポート番号：ポート番号を指定します。通常、SMTPで使用されるポート番号は「25」です。
SSL：SSLを使用するかしないかを設定します。
SMTP認証：SMTP認証をするかしないかを指定します。
SMTP認証メールアドレス：使用するメールアドレスを、半角の英数字で入力します。
SMTP認証ユーザー名：SMTPアカウント名を半角の英数字で入力します。realmIDを指定するときは、SMTP認証ユーザー名のあとに@realmIDの形式で追加してください。
SMTP認証パスワード：使用するSMTPアカウントのパスワードを設定します。
SMTP認証暗号化：SMTP認証を有効にしたときに、パスワードを暗号化するかどうかを選択します。
［自動選択］：認証方式がPLAIN、LOGIN、CRAM-MD5、DIGEST-MD5のときに指定します。
［有効］：認証方式がCRAM-MD5、DIGEST-MD5のときに指定します。
［無効］：認証方式がPLAIN、LOGINのときに指定します。
［OK］をクリックします。
［ログアウト］をクリックします。
Web Image Monitorを終了します。
POP before SMTP認証を設定したとき
メールを送信するときに、あらかじめPOP3サーバーにログインするかどうかを選択します。
Web Image Monitorに管理者としてログインします。
ログイン方法は、Web Image Monitorで本機を管理するを参照してください。
メニューエリアの［機器の管理］から［設定］をクリックします。
「機器」の［メール］をクリックします。
以下の項目を設定します。
POP before SMTP： POP before SMTP認証をするかしないかを設定します。
POPメールアドレス：使用するメールアドレスを、半角の英数字で入力します。
POPユーザー名：POPアカウント名を半角の英数字で入力します。
POPパスワード：使用するPOPアカウントのパスワードを設定します。
POP認証後待機時間：POP before SMTPを有効に設定したときに、POPサーバーにログインしてからSMTPサーバーに接続を開始するまでの時間を入力します。
［OK］をクリックします。
［ログアウト］をクリックします。
Web Image Monitorを終了します。
自動メール通知を設定する
Web Image Monitorに管理者としてログインします。
ログイン方法は、Web Image Monitorで本機を管理するを参照してください。
メニューエリアの［機器の管理］から［設定］をクリックします。
「機器」の［自動メール通知］をクリックします。
以下の項目を設定します。
共通本文：本機の設置場所や、サービスコールが発生したときの連絡先など、任意の文字列を設定できます。
通知先グループの各項目：通知先アドレスをグループ分けして設定できます。
項目ごとの通知先の各項目：本機の状態やエラーなど、各通知項目ごとに、メールを送信するグループを設定できます。
項目の詳細を設定するときは、［各項目の詳細設定］の［編集］をクリックし、表示される設定画面で各項目を設定して［OK］をクリックします。
［OK］をクリックします。
［ログアウト］をクリックします。
Web Image Monitorを終了します。
自動メール通知の内容
［自動メール通知］で選択した項目のエラーが発生すると、本機から以下の件名でメールを送信し、エラーの発生を通知します。
「アラート発生通知：XXXXX（発生したエラーの内容）」
メールには、発生したエラーの内容や本機のプロトコル設定情報が記載されています。エラーの内容に応じて、エラーに対処してください。
次のメッセージが表示されたときは、サービス実施店に連絡してください。
トレイ1～4エラーです
アドレス帳データエラーです
SDカードからの認証に失敗しました
HDDボードエラーです
イーサネットボードエラーです
無線LANエラーです（無線LANカードエラー）
USBエラーです
プリンターエラーです
発生したエラーが解除されると、本機から以下の件名でメールを送信し、エラーが解除されたことを通知します。
「アラート復旧通知：XXXXX（解除されたエラーの内容）」
要求時メール通知の設定
Web Image Monitorに管理者としてログインします。
ログイン方法は、Web Image Monitorで本機を管理するを参照してください。
メニューエリアの［機器の管理］から［設定］をクリックします。
「機器」の［要求時メール通知］をクリックします。
次の項目を設定します。
共通件名：返信メールの件名に共通で付加する文字列を入力します。
共通本文：本機の設置場所や、サービスコールが発生したときの連絡先など、任意の文字列を設定できます。
機器状態情報通知の制限：本機の設定内容や状態などの情報へのアクセスを制限するかどうかを選択します。
「有効」を選択すると、要求があっても返信メールを送信しません。
「無効」を選択すると、要求があれば返信メールを送信します。受信可能メールアドレス/ドメイン設定の各項目：メールで情報を要求し、返信メールとして情報を受け取ることができるメールアドレスまたはドメイン名を入力します。
［OK］をクリックします。
［ログアウト］をクリックします。
Web Image Monitorを終了します。
要求メールの書式
要求時メール通知機能を使用するには、定められた書式の要求メールを本機に送信します。要求メールは、メールソフトを使用して、以下の書式で記述してください。
項目 | 記述内容 |
|---|---|
To（メールソフトでは「宛先」などと表示され る部分） | 「通知用メールアドレス」に設定したメールアドレスを指定します。 |
Subject（メールソフトでは「件名」などと表示される部分） | requeststatus |
From（メールソフトでは「送信者」、「差出人」などと表示される部分） | 有効なメールアドレスを指定してください。本機の情報はここで指定されたアドレスに送信されます。 |
要求メールのサイズは最大1MBです。
Subjectの記述では、アルファベットの大文字・小文字を区別しません。
要求メールの本文の入力は不要です。
本機の電源を入れた直後は、要求メールが正しく送信されないことがあります。